Cómo y dónde se pueden compulsar documentos

Solicitar una beca para tus estudios, apuntarte a una oposición o solicitar la nacionalidad son gestiones para las que es necesario compulsar documentos.

En este artículo encontrarás información sobre dónde y cómo compulsar un documento.

Actualizado: 03/10/2022

Índice de contenidos

• ¿Qué es compulsar un documento?
• Dónde y cómo compulsar documentos
• Documentación necesaria para compulsar un documento
• Diferencias entre una fotocopia compulsada y  una “copia auténtica”
• El Código Seguro de Verificación (CSV) sustituye a la compulsa
• Algunas de las preguntas más habituales sobre la compulsa de documentos
  • Cómo compulsar documentos de forma gratuita
  • La compulsa de documentos en un Ayuntamiento
  • La compulsa de documentos ante un Notario
  • Cómo se compulsa un título universitario
  • Compulsar documentos en los Consulados Españoles en el extranjero

¿Qué es compulsar un documento?

Compulsar un documento significa dar validez a la fotocopia de un documento original. Para ello,se revisará la fotocopia comparándola con el documento original para comprobar que es idéntica y que no ha sufrido ninguna manipulación. Si todo coincide, compulsará la fotocopia mediante un sello u otra distinción que acredite su validez.

La compulsa de documentos es un trámite habitual en gestiones con la Administración Pública, tales como inscripciones en pruebas, oposiciones, registros, solicitud de becas, solicitar la nacionalidad, etc.

Dónde y cómo compulsar documentos

Todo depende de para qué trámite necesitemos la copia compulsada.

A) Trámites ante las administraciones públicas

Cuando se le exige al ciudadano presentar en la Administración documentos compulsados o cotejados de documentos originales, las oficinas de registro del órgano administrativo en concreto, tienen obligación de realizar el cotejo y compulsa del documento y a devolverle de forma inmediata los documentos originales.

El ciudadano presenta el original y fotocopia. Y la oficina de registro realizará el cotejo de ambos, comprobando la identidad de sus contenidos. Después devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia (diligenciada con un sello o acreditación de compulsa) a la solicitud, escrito o comunicación para su envío. El sello de la copia compulsada expresará la fecha en que se ha realizado, así como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.

Vamos a ver varios ejemplos:

Ejemplo: Una persona va a solicitar una pensión de viudedad y entre la documentación se le pide presentar el original del libro de familia.

Si la tramitación la hace en los centros de la Seguridad Social (INSS), mostrará al funcionario el libro original y el propio funcionario, en la solicitud hará una diligencia de compulsa acreditando que la copia coincide con el original. Si la solicitud de pensión se realiza por ejemplo, desde el extranjero, el ciudadano acudirá al Consulado para enviar la documentación a través del Registro y el funcionario del Consulado comprobará que original y copia del libro de familia coinciden, compulsando el documento para ser enviado a través del registro.

Cuando una administración o un ente público (Seguridad Social, SEPE, Agencia Tributaria, Ayuntamiento, Comunidad Autónoma, Universidad, etc) le pide que aporte el original de un documento, es el Registro de esa misma administración el que comprueba que original y fotocopia coinciden y compulsa la fotocopia.

B) Cuando el trámite es ante una entidad o institución privada

Es posible que quien nos exija una copia compulsada no sea una administración pública, sino una entidad privada. Por ejemplo, una empresa nos va a contratar y quiere tener una certificación del título académico.

Una opción es que sea el organismo que ha emitido el documento original el que compulse las fotocopias del mismo. Por ejemplo, si una universidad emite un título académico o un certificado de estudios, ella misma puede compulsarnos una copia del documento original, que será la que entreguemos cuando nos lo solicite una empresa, en el ejemplo que estamos siguiendo.

Otra opción es presentar ante la empresa el título universitario original y la fotocopia, para que sea la propia empresa la que haga la compulsa tras verificar que son idénticos.

Documentación necesaria para compulsar un documento

Para compulsar un documento será necesario lo siguiente:

• Disponer de una fotocopia de calidad del documento original. La fotocopia puede llevarse preparada o solicitar que se realice en el organismo que hace la compulsa. Muchos organismos prefieren realizar ellos mismos la fotocopia del original para evitar manipulaciones.
• Documento de identificación de la persona que solicita la compulsa (DNI, NIE, Pasaporte, etc) .
• En ocasiones, el pago de las tasas correspondientes por compulsa.

Diferencias entre una fotocopia compulsada y  una “copia auténtica”

Es común confundir un documento compulsado con una copia auténtica, pero existen diferencias muy importantes:

• Una copia auténtica sí que garantiza la autenticidad del documento original.
• Las copias auténticas tienen la misma validez que los documentos originales, por lo que podemos utilizarlas como si se tratase de ellos.
• Estas copias se solicitan siempre al organismo que emitió el documento oficial.

Hasta hace menos de 1 año, para ciertos trámites era necesario autentificar o compulsar documentos al trasladarse entre países de la Unión Europea. En junio de 2016, el Parlamento Europeo aprobó un reglamento con el fin de reducir costes y trámites a quienes tengan que presentar documentos oficiales en otro país de la UE. De esta forma, un documento público (certificado de nacimiento, matrimonio, etc) emitido en España tiene que ser aceptado como auténtico en otro país de la UE.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que entró en vigor en octubre de 2016, trata de poner fin a todas las exigencias de fotocopias compulsadas en las administraciones públicas. A través del concepto de copia auténtica, regulado en el art. 27 y 28, se libera al ciudadano de la obligación de presentar documentos que hayan sido elaborados por otras administraciones públicas, siempre y cuando el propio ciudadano no se haya negado a que se compartan y recaben dichos documentos o ya los haya entregado con anterioridad.

Ejemplo: A la hora de solicitar una beca al Ministerio de Educación, no se podrá solicitar al ciudadano que aporte su declaración de la renta del año anterior cuando él ha prestado su consentimiento al acceso electrónico de dicha información de la Agencia Tributaria.

El Código Seguro de Verificación (CSV) sustituye a la compulsa

Hoy en día ya existen muchos documentos oficiales electrónicos y la finalidad de la ley 39/2015 su total implantación. Uno de los mecanismos utilizados es el llamado Código Seguro de Verificación (CSV), un sistema que incluye en la parte de abajo del documento, o en un lateral, un código formado por números y letras. Con ese código, se puede acceder a la página web del organismo que lo ha emitido (por ejemplo el SEPE, la Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc) y tras introducir el código en un formulario, se comprueba online si el documento que se ha entregado es igual que el original.

En estos casos no hace falta copia compulsada, ya que a través de Internet y desde la web oficial del emisor, se puede verificar la autenticidad del documento.  Si desea saber más sobre esta opción, consulten nuestro artículo > El Código Seguro de Verificación (CSV), donde podrá ver varios ejemplos reales.

Algunas de las preguntas más habituales sobre la compulsa de documentos

Cómo compulsar documentos de forma gratuita

Habitualmente la compulsa de documentos es gratuita cuando se presenta original y fotocopia ante el organismo que va a tramitar la solicitud del ciudadano.  Por ejemplo, si se va a solicitar un subsidio por desempleo ante el SEPE, o una pensión ante la  Seguridad Social,  bastará con mostrar el documento original (por ejemplo el libro de familia) y el propio funcionario compulsará la fotocopia sin coste alguno.

Algunos ayuntamientos compulsan gratuitamente los documentos cuando se presenta el original y la copia a compulsar no solo para solicitudes del propio ayuntamiento, sino para otras administraciones, siempre que se envíen a través de las propias oficinas de registro del ayuntamiento.

La compulsa de documentos en un Ayuntamiento

Muchos ayuntamientos están poniendo restricciones a la compulsa de documentos cuando no van destinados a gestiones propias de dicho ayuntamiento o es para otras instituciones, pero no se presenta a través del registro municipal. En estos casos se advierte que el ayuntamiento no emitirá la compulsa, que deberá realizarse en el organismo oficial que emitió el documento o ante un notario. Por eso es importante informarse antes en cada municipio sobre si su ayuntamiento realiza o no la compulsa general de documentos.

Ejemplo: el Ayuntamiento de Madrid compulsa de forma gratuita los documentos para gestiones de su competencia y aquellos que se envían a otras administraciones públicas, siempre que se haga a través del Registro Municipal.  

La compulsa de documentos ante un Notario

Todas las Notarías pueden compulsar documentos. Es lo que se denomina “dar testimonio” de que la fotocopia coincide con el original.  Este trámite tiene coste, un honorario que está regulado por ley, y es el mismo en toda España.

Cómo se compulsa un título universitario

Hay tres formas de compulsar un título académico universitario:

1. Mediante una copia compulsada que emita la Secretaría de la misma Universidad que expidió el título.  Habrá que pagar las tasas correspondientes.
2. Compulsa mediante una Notaría.   Habrá que acercarse a un Notario con el título original y la fotocopia, para que de testimonio de que la copia es idéntica al original. También implica el pago de las tasas.
3. A través de registros públicos de la Administración del Estado, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, etc.  Cuando se envía una solicitud a una administración pública desde otra administración, se pueden presentar originales y fotocopias en el Registro para su compulsa.

En el caso de títulos académicos en el extranjeros, el trámite de convalidación se hace a través del Ministerio de Educación.  La compulsa es simplemente la acreditación de que la copia coincide con el original, mientras que la convalidación busca la equivalencia legal entre el título extranjero y las titulaciones españolas. Toda la información está disponible en la web del Ministerio.

Compulsar documentos en los Consulados Españoles en el extranjero

Aunque el procedimiento es similar, hay que consultar en cada Consulado las normas que ha establecido para la tramitación.  Pueden verse varios ejemplos en el Consultado español en Londres, Bruselas, Bogotá, etc.  En todos el procedimiento es similar: identificación del solicitante, presentación del documento original, pago de tasas y recogida en uno o varios días de la copia compulsada.

Originalmente publicado por loentiendo

Son muchos los trámites que debemos de llevar a cabo en nuestra vida diaria y que requieren de compulsar documentos. Para ejercer casi cualquier actividad personal o profesional, como incorporarnos a un puesto laboral o solicitar una beca, siempre existe alguna documentación a entregar. Es aquí donde en más de una ocasión se nos exigirá la entrega de documentos compulsados. 

Ahora, ¿qué es la compulsa de documentos? Es dar veracidad a un documento. Para ellos se acude a un organismo oficial donde, tras ser verificado emite una copia con un sello de la dependencias. Por ejemplo, para solicitar una compulsa del DNI, se acudirá a una Comisaría de Policía y tras verificar los documentos se sellarán una copia de estos dando validez.

Dónde y cómo se pueden compulsar los documentos

Dependiendo del documento que queramos compulsar, tendremos que irnos a un organismo u otro. Aquí distinguiremos entre dos tipos de trámites, dependiendo de quién nos solicite dichos documentos. Tendremos así los pertenecientes a las administraciones públicas y los de entidades privadas. 

Trámites derivados de la Administración Pública 

En caso de necesitar realizar este trámite a petición de la Administración Pública, las propias oficinas del organismo en la que se ha exigido dichos documentos compulsados son las que deberán encargarse de dicha tarea. Así, solo se tendrá que acudir al la oficina del organismo en cuestión y presentar tanto el documento original como su fotocopia, que nunca podrá ser en fondo negro. Este trámite es gratis.

Esta oficina pasará a la comprobación de los documentos y realizará la compulsa. Una vez realizada, se devolverá al momento el documento original y unirán la copia compulsada a la solicitud que deseamos realizar. En la copia compulsada, aparecerá el sello o la acreditación que le da validez, el número identificativo, la firma del que la compulsa y la fecha de emisión.

Ejemplo. Imaginemos que deseamos acceder a un subsidio por desempleo en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y se nos solicita una copia compulsada de nuestro DNI. Al tratarse de un organismo adscrito a la Administración Pública, deberá de ser en la propia oficina del SEPE donde nos hagan la gestión. El funcionario que nos atienda nos pedirá el documento original y la copia del mismo, tras su comprobación, finalmente validará los documentos quedando registrada la compulsa.

En muchos ayuntamientos también es posible compulsar documentos. En concreto, en las oficinas de Ventanilla Única. Para este caso se tendrá que comprobar si el ayuntamiento de nuestra localidad permite la compulsa de documentos para trámites ajenos a su organismo. 

Trámites derivados de entidades privadas

Existe la posibilidad, si bien menos común, de que debamos realizar la compulsa para entidades privadas. En este caso, si nuestro ayuntamiento no lo realiza ajenas a sus propios trámites, tendremos que contratar el servicio de una notaría. Deberemos acudir al notario siguiendo el mismo procedimiento: presentaremos el documento original y la copia, la comprobarán y después la compulsarán facilitándonos un resguardo con la fecha y firma de la entidad emisora.

Compulsar documentos de forma electrónica

Las nuevas tecnologías también han llegado para realizar la compulsa de documentos, creándose un sistema que verifica la autenticidad de los documentos emitidos por la Administración Pública. Eso se consigue con el Código Seguro de Verificación (CSV), que incorpora dichos documentos.

Gracias al mismo, como usuarios podríamos recuperar los documentos que se han digitalizado por parte de cualquier organismo público a través de este código único, que suele aparecer en la parte superior o lateral de dichos documentos. De esta forma, en caso de que nos exigieran documentos compulsados podríamos acudir directamente con el impreso del documento electrónico. El organismo público introduciría el CSV en el verificador correspondiente (cada uno tiene el suyo propio en su sede electrónica) y comprobaría su veracidad, pudiéndose descargar online también el documento. 

Compulsar documentos a través de Correos

Correos también ha implantado en sus oficinas el servicio ORVE, para la compulsa de documentos en formato digital. A través del mismo se puede realizar la compulsa y enviar directamente nuestros documentos en formato electrónico a cualquier administración pública adherida a este servicio.

Para su trámite se tendrá que acudir a cualquier oficina de Correos. Una vez allí, se presentará el documento original junto con la fotocopia del mismo. Esta fotocopia, como ha de ser digitalizada, deberá tener un formato A4, con los bordes lisos y sin encuadernar. Tras la entrega, se pasa a su comprobación. Si se aprueba su validez, se digitaliza y queda compulsada, para después proceder a su envío al organismo público que demande el solicitante. No obstante, este servicio no es gratuito suponiendo una tasa de 3,21 euros. 

¿Cuándo caducan los documentos compulsados?

Los documentos compulsados tienen la misma validez que el documento original. Así lo expone en el Real Decreto 772/1999. De ese modo un documento compulsado caduca cuando expira el documento original que hemos autentificado.

noticiastrabajo

¿Quieres consultarnos tu caso?, ¿Tienes dudas?, ¿Quieres conocer tus derechos? Contacta con nosotros sin compromiso o rellena el formulario de contacto que encontrarás en el menú.

Si le ha gustado la información, rogamos invierta unos segundos en darnos 5 estrellas en GOOGLE a través de este enlace:
http://search.google.com/local/writereview?placeid=ChIJ3bjIgtYvQg0Rrl9zllLAENc